Kalau biasanya hotel menerima tamu perorangan atau keluarga kecil, group booking ini beda cerita.
Tamu datangnya rame-rame, bisa dari rombongan tur, acara kantor, gathering komunitas, sampai acara keluarga besar.
Nah, serunya, satu group booking bisa langsung isi banyak kamar sekaligus. Tapi, di balik peluang ini, ada tantangan: gimana cara ngatur supaya semuanya berjalan mulus?
Yuk kita bahas langkah-langkahnya.
Begitu ada inquiry atau permintaan dari rombongan, jangan buru-buru kasih harga.
Tanya dulu detailnya:
Tanggal check-in & check-out
Jumlah orang dan jumlah kamar
Tipe kamar yang diinginkan
Aktivitas tambahan (makan bareng, meeting room, tur, dll)
Kebutuhan khusus (misal: makanan halal, akses kursi roda)
Kalau informasinya lengkap, kita jadi bisa ngasih penawaran yang pas dan menghindari miss komunikasi.
Untuk group booking, biasanya hotel kasih harga khusus (special rate).
Tapi ingat, sertakan semua detail di penawaran:
Harga per kamar atau per paket
Termasuk sarapan atau tidak
Biaya tambahan (extra bed, upgrade kamar)
Kebijakan pembayaran dan pembatalan
Kalau semua tertulis jelas, rombongan nggak akan bingung atau komplain di belakang.
Beda sama tamu biasa, group booking biasanya butuh kontrak tertulis.
Isinya antara lain:
Nama pihak pemesan
Jumlah kamar & tipe
Harga yang disepakati
Jadwal pembayaran DP & pelunasan
Kebijakan pembatalan
Fasilitas tambahan yang dijanjikan
Ini penting biar dua belah pihak punya pegangan yang resmi.
Kalau sudah fix, kabarin semua departemen yang terkait:
Front Office: untuk siapin check-in rombongan
Housekeeping: untuk pastikan kamar siap bersamaan
F&B: kalau ada makan bareng atau paket coffee break
Security & Parking: kalau rombongan datang pakai bus
Koordinasi ini bikin pengalaman tamu jadi rapi dan profesional.
Kalau masih manual, group booking bisa bikin kepala pusing apalagi kalau ada perubahan di tengah jalan.
Dengan PMS seperti Hotelmu.id, semua jadi lebih gampang:
Blok kamar untuk rombongan langsung di sistem
Catat data tamu dan jumlah kamar otomatis
Atur harga khusus untuk grup tanpa mengubah harga di OTA
Buat invoice dan laporan keuangan dalam hitungan detik
Sinkron stok kamar di semua OTA (Booking.com, Traveloka, Agoda) biar tidak overbooking
Keunggulan Hotelmu.id untuk Mengelola Tamu Grup:
Kamu bisa membuat group profile di sistem, atur kamar sesuai permintaan, bahkan memisahkan tagihan per individu atau per rombongan. Semua terekam rapi tanpa ribet.
Rombongan itu maunya cepat.
Bayangin kalau 20 orang ngantri di front desk, bisa chaos.
Tipsnya:
Sediakan pre-filled registration form
Bagi kunci kamar sebelum mereka datang
Atur welcome drink atau lounge kecil biar tamu nyaman menunggu
Setelah rombongan pulang, jangan lupa kirim ucapan terima kasih atau minta feedback.
Kalau puas, besar kemungkinan mereka akan balik lagi tahun depan bahkan bisa rekomendasiin ke grup lain.
Mengelola group booking itu peluang besar untuk hotel, tapi butuh strategi yang rapi.
Mulai dari komunikasi awal, penawaran yang jelas, koordinasi internal, sampai pakai sistem manajemen yang tepat semuanya berperan penting biar rombongan merasa puas.
Kalau mau semua urusan tamu grup jadi gampang dan terkontrol, pakai Hotelmu.id.
Mulai dari booking, blok kamar, atur harga, sampai laporan keuangan semua bisa dikerjakan di satu platform. Jadi, kamu bisa fokus memberikan pengalaman terbaik untuk rombongan tamu.