Di era digital seperti sekarang, mengelola hotel tidak cukup hanya mengandalkan catatan manual atau spreadsheet sederhana. Apalagi jika jumlah kamar mulai bertambah, tamu semakin ramai, dan penjualan datang dari berbagai channel online. Di sinilah peran software hotel profesional jadi sangat penting.
Bagi pemula, memilih software hotel kadang terasa membingungkan. Fiturnya banyak, istilahnya asing, dan semuanya terlihat “penting”. Supaya tidak salah pilih, berikut ini 10 fitur wajib yang seharusnya ada di software hotel profesional.
PMS adalah jantung dari software hotel. Semua aktivitas operasional harian ada di sini, mulai dari check-in, check-out, pindah kamar, sampai laporan okupansi.
Software yang profesional harus user friendly, artinya:
Mudah dipahami meskipun baru pertama pakai
Tidak ribet klik sana-sini
Tampilan rapi dan logis
Kalau staff butuh waktu lama hanya untuk belajar sistemnya, itu tanda software tersebut kurang cocok.
Reservasi bisa datang dari mana saja: walk-in, telepon, WhatsApp, website, hingga OTA. Software hotel profesional wajib bisa mengumpulkan semua reservasi dalam satu sistem.
Manfaatnya:
Menghindari double booking
Semua data tamu tercatat rapi
Front office lebih tenang saat jam sibuk
Fitur ini sangat penting jika hotel Anda jualan kamar di OTA seperti Traveloka, Tiket.com, Agoda, atau Booking.com.
Channel manager berfungsi untuk:
Sinkronisasi harga dan ketersediaan kamar
Update otomatis ke semua OTA
Mengurangi risiko overbooking
Tanpa channel manager, update manual satu per satu bisa sangat melelahkan dan rawan kesalahan.
Software hotel profesional harus memungkinkan Anda:
Mengatur harga berbeda tiap tipe kamar
Mengubah harga berdasarkan tanggal atau musim
Memberikan harga khusus promo atau corporate
Dengan fitur ini, hotel bisa lebih fleksibel dalam strategi penjualan dan tidak terpaku satu harga sepanjang waktu.
Laporan bukan hanya untuk pemilik, tapi juga membantu operasional harian. Software yang baik menyediakan laporan seperti:
Okupansi harian dan bulanan
Pendapatan kamar dan non-kamar
Room sold, room available, dan room occupied
Yang paling penting, laporan bisa diakses real-time tanpa harus menunggu akhir bulan.
Fitur housekeeping membantu koordinasi antara front office dan tim kebersihan.
Biasanya mencakup:
Status kamar (dirty, clean, inspected)
Update otomatis setelah check-out
Catatan khusus untuk kamar tertentu
Hasilnya, kamar siap jual lebih cepat dan komunikasi antar tim jadi lebih lancar.
Software hotel profesional harus mampu:
Menghitung tagihan otomatis
Menggabungkan room charge dan extra charge
Mencetak invoice dengan cepat
Ini sangat membantu terutama saat tamu check-out ramai, sehingga antrian tidak menumpuk hanya karena proses hitung manual.
Setiap tamu sebaiknya punya riwayat tersendiri di sistem, seperti:
Nama dan kontak
Riwayat menginap
Preferensi khusus
Data ini berguna untuk pelayanan yang lebih personal dan strategi repeat guest ke depannya.
Software profesional harus mendukung banyak pengguna dengan hak akses berbeda, misalnya:
Front office
Supervisor
Owner
Dengan begitu, data tetap aman dan setiap staff hanya mengakses fitur sesuai tugasnya.
Fitur secanggih apa pun akan percuma jika tidak didukung layanan support yang baik. Software hotel profesional harus punya:
Tim support yang responsif
Update sistem berkala
Penyesuaian dengan kebutuhan industri hotel
Ini penting agar hotel tidak tertinggal oleh perkembangan teknologi.
Software hotel bukan sekadar alat bantu, tapi partner operasional jangka panjang. Dengan memiliki 10 fitur di atas, pengelolaan hotel akan jauh lebih rapi, efisien, dan minim kesalahan.
Untuk hotel yang ingin sistem yang mudah digunakan, terintegrasi channel manager, laporan lengkap, serta dukungan support yang siap membantu, software hotel seperti dari hotelmu.id bisa menjadi salah satu solusi yang layak dipertimbangkan, terutama untuk hotel kecil hingga menengah.