Dalam operasional hotel, housekeeping memegang peranan penting dalam menjaga kebersihan, kenyamanan, dan kepuasan tamu. Namun, tanpa sistem yang tepat, pengelolaan housekeeping sering menghadapi kendala seperti miskomunikasi status kamar, laporan manual yang lambat, hingga pembagian tugas yang kurang efisien. Di sinilah
PMS (Property Management System) berperan besar dalam membantu manajemen housekeeping menjadi lebih efisien dan terorganisir.
Apa Itu PMS dalam Operasional Hotel?
Property Management System (PMS) adalah sistem manajemen hotel yang membantu mengelola berbagai aktivitas operasional, mulai dari front office, reservasi, housekeeping, hingga laporan manajemen. Khusus untuk housekeeping,
PMS berfungsi sebagai pusat informasi status kamar dan aktivitas kebersihan secara real-time.
1. Update Status Kamar Secara Real-Time
Dengan
PMS, status kamar seperti
dirty, clean, inspected, atau out of order dapat diperbarui langsung oleh petugas housekeeping melalui sistem. Informasi ini otomatis dapat dilihat oleh front office, sehingga:
- Mengurangi kesalahan informasi kamar
- Mempercepat proses check-in tamu
- Menghindari kamar double assignment
Hal ini sangat membantu terutama saat hotel sedang high occupancy atau peak season.
2. Pembagian Tugas Housekeeping Lebih Terstruktur
PMS memungkinkan supervisor housekeeping membagi tugas kamar kepada petugas secara digital. Setiap petugas dapat melihat:
- Daftar kamar yang harus dibersihkan
- Prioritas kamar (misalnya kamar check-out lebih dulu)
- Catatan khusus dari front office
Dengan pembagian tugas yang jelas, pekerjaan menjadi lebih teratur dan waktu kerja lebih efisien.
3. Mengurangi Pekerjaan Manual dan Kertas
Sebelum menggunakan
PMS, banyak hotel masih mengandalkan checklist kertas dan komunikasi lisan. PMS membantu mengurangi proses manual tersebut dengan:
- Laporan digital
- Checklist kebersihan berbasis sistem
- Riwayat pembersihan kamar yang tersimpan otomatis
Selain lebih rapi, cara ini juga mengurangi risiko data hilang atau tidak tercatat.
4. Komunikasi Lebih Cepat Antar Departemen
PMS menghubungkan housekeeping dengan front office dan manajemen. Contohnya:
- Front office dapat langsung melihat kamar yang siap dijual
- Housekeeping menerima notifikasi kamar urgent
- Manajemen dapat memantau performa housekeeping
Komunikasi yang cepat ini membuat operasional hotel berjalan lebih lancar tanpa harus bolak-balik konfirmasi manual.
5. Monitoring Kinerja Housekeeping
Melalui
PMS, manajemen hotel dapat memantau:
- Jumlah kamar yang dibersihkan per hari
- Waktu penyelesaian pekerjaan
- Produktivitas tiap petugas housekeeping
Data ini sangat berguna untuk evaluasi kinerja, penjadwalan shift, dan pengambilan keputusan operasional yang lebih akurat.
6. Meningkatkan Kepuasan Tamu
Manajemen housekeeping yang rapi dan cepat berdampak langsung pada pengalaman tamu. Kamar lebih cepat siap, kebersihan lebih terjaga, dan keluhan dapat diminimalkan. Dengan
PMS, standar layanan hotel menjadi lebih konsisten dan profesional.
Kesimpulan
Penggunaan
PMS dalam manajemen housekeeping bukan hanya soal teknologi, tetapi juga solusi nyata untuk meningkatkan efisiensi kerja, akurasi data, dan kualitas layanan hotel. Dengan update status kamar real-time, pembagian tugas yang jelas, serta laporan yang terintegrasi,
PMS membantu tim housekeeping bekerja lebih efektif dan selaras dengan front office.
Salah satu contoh
PMS yang mendukung kebutuhan tersebut adalah
HotelMu, sistem manajemen hotel yang menyediakan modul housekeeping terintegrasi dengan front office dan laporan operasional. Melalui
HotelMu, hotel dapat memantau status kamar secara real-time, mengurangi pekerjaan manual, dan memastikan kamar selalu siap untuk tamu. Dengan sistem yang tepat, operasional housekeeping menjadi lebih efisien dan kepuasan tamu pun meningkat.