Membuka hotel baru itu seru, tapi juga cukup menantang. Banyak orang fokus di bangunan, desain kamar, atau konsep hotelnya, tapi sering lupa satu hal penting: sistem operasional hotel. Padahal, sistem inilah yang membuat hotel bisa berjalan rapi setiap hari.
Tanpa sistem yang jelas, operasional hotel bisa cepat berantakan booking dobel, laporan keuangan kacau, kamar belum siap saat tamu datang, hingga staf bingung menjalankan tugasnya.
Artikel ini akan membantu kamu memahami sistem apa saja yang wajib disiapkan saat membuka hotel baru, khususnya untuk pemula yang baru terjun ke dunia perhotelan.
Hotel berjalan 24 jam setiap hari. Banyak aktivitas terjadi bersamaan:
Tamu check-in & check-out
Reservasi online masuk terus
Housekeeping membersihkan kamar
Restoran melayani tamu
Pembayaran diproses
Laporan keuangan dibuat
Kalau semua dilakukan manual atau tanpa sistem, risiko kesalahan sangat besar. Sistem membantu:
Operasional lebih rapi
Staf bekerja lebih efisien
Data tamu & transaksi aman
Laporan mudah dipantau
Pengalaman tamu lebih baik
Berikut beberapa sistem utama yang sebaiknya sudah siap sebelum hotel mulai menerima tamu.
Ini adalah sistem utama hotel. Bisa dibilang PMS adalah pusat kontrol operasional hotel.
Biasanya PMS digunakan untuk:
Mengelola reservasi kamar
Check-in & check-out tamu
Status kamar (kosong, terisi, dibersihkan)
Data tamu
Billing & transaksi
Laporan harian hotel
Tanpa PMS, staf biasanya bekerja manual dengan Excel atau catatan, yang sangat rawan kesalahan.
PMS membantu operasional hotel berjalan lebih cepat dan profesional.
Kalau hotel kamu ingin jual kamar di OTA seperti:
Booking.com
Agoda
Traveloka
Tiket.com
Expedia
dan lainnya
Maka kamu butuh Channel Manager.
Fungsinya:
Sinkronisasi harga & ketersediaan kamar ke semua OTA
Menghindari overbooking
Update otomatis saat kamar terjual
Tanpa Channel Manager, staf harus update kamar satu per satu di setiap OTA — sangat merepotkan.
Sekarang banyak tamu yang ingin booking langsung lewat website hotel agar lebih murah.
Booking engine memungkinkan:
Tamu booking kamar langsung di website
Pembayaran online
Reservasi otomatis masuk ke sistem hotel
Keuntungan besar:
Hotel tidak perlu bayar komisi OTA untuk setiap booking.
Housekeeping adalah bagian vital hotel. Sistem housekeeping membantu:
Mengetahui kamar mana yang perlu dibersihkan
Status kamar real-time
Koordinasi antara front office dan housekeeping
Mengatur jadwal kerja staf
Kalau ini tidak rapi, tamu bisa datang saat kamar belum siap.
Jika hotel memiliki restoran, cafe, atau minibar, maka POS sangat penting untuk:
Mencatat transaksi makanan & minuman
Mengontrol stok bahan
Menghubungkan transaksi ke kamar tamu
Membuat laporan penjualan
Tanpa POS, sering terjadi selisih laporan atau kehilangan stok.
Hotel menghasilkan banyak transaksi setiap hari. Sistem akuntansi membantu:
Mengelola pemasukan & pengeluaran
Membuat laporan laba rugi
Rekap pajak
Kontrol cash flow
Hotel yang tidak punya laporan rapi sering kesulitan mengetahui apakah bisnisnya benar-benar untung.
Sekarang banyak hotel menggunakan:
Kartu akses kamar
Smart lock
CCTV monitoring
Sistem keamanan tamu
Ini meningkatkan keamanan sekaligus kenyamanan tamu.
Selain sistem digital, hotel juga perlu:
SOP operasional
Jadwal kerja staf
Standar pelayanan
Training karyawan
Hotel yang sukses biasanya punya SOP yang jelas sehingga pelayanan tetap konsisten walaupun staf berganti.
Beberapa kesalahan yang sering terjadi:
Mengandalkan sistem manual terlalu lama
Tidak mengintegrasikan sistem satu sama lain
Menganggap sistem sebagai biaya, bukan investasi
Baru mencari sistem saat hotel sudah berjalan
Padahal, semakin awal sistem disiapkan, semakin mudah operasional berjalan.
Beberapa tips sebelum memilih sistem:
Pilih sistem yang mudah digunakan staf
Bisa terintegrasi dengan OTA
Support pelanggan cepat
Bisa diakses online/cloud
Harga sesuai skala hotel
Untuk hotel kecil sampai menengah, memilih sistem yang simpel tapi lengkap biasanya lebih efektif.
Membuka hotel baru bukan hanya soal bangunan dan desain interior, tetapi juga menyiapkan sistem operasional yang tepat sejak awal.
Minimal, hotel baru perlu memiliki:
PMS
Channel Manager
Booking Engine
Sistem Housekeeping
POS restoran
Sistem laporan keuangan
Sistem keamanan
SOP operasional
Dengan sistem yang tepat, hotel bisa berjalan lebih rapi, staf tidak kewalahan, dan tamu mendapatkan pengalaman menginap yang menyenangkan.