Membuka hotel baru memang terasa menyenangkan. Bangunan sudah siap, kamar terlihat menarik, dan promosi mulai berjalan. Namun, kenyataannya banyak hotel baru justru mengalami kesulitan setelah beberapa bulan beroperasi.
Masalahnya sering bukan pada bangunan atau fasilitas, melainkan pada manajemen operasional hotel. Kesalahan kecil di awal bisa berdampak besar pada pelayanan, keuangan, hingga reputasi hotel.
Supaya hotel baru bisa berkembang dengan stabil, penting untuk mengetahui kesalahan yang paling sering terjadi dan bagaimana cara menghindarinya.
Berikut pembahasan santai tapi penting untuk calon pemilik atau pengelola hotel baru.
Banyak hotel baru mencoba menghemat biaya dengan menjalankan operasional secara manual, misalnya:
Reservasi dicatat di buku atau Excel
Status kamar dicek manual
Tagihan tamu dihitung manual
Laporan harian dibuat satu per satu
Masalah muncul saat tamu mulai ramai:
Booking dobel
Kamar belum siap saat tamu datang
Data transaksi salah
Laporan tidak akurat
Solusinya, sejak awal gunakan sistem operasional hotel seperti PMS agar data otomatis tercatat dan operasional lebih rapi.
Hotel berjalan 24 jam, melibatkan banyak staf dengan shift berbeda. Tanpa SOP (Standard Operating Procedure), setiap staf bisa bekerja dengan cara berbeda.
Contoh masalah yang sering muncul:
Standar kebersihan kamar berbeda tiap staf
Proses check-in tidak konsisten
Pelayanan tamu tidak sama setiap shift
Penanganan komplain berbeda-beda
Akibatnya, pengalaman tamu jadi tidak konsisten.
Hotel yang baik memiliki SOP sederhana tapi jelas sejak awal operasional.
Kesalahan umum hotel baru adalah:
Harga terlalu murah sehingga sulit menutup biaya operasional
Harga terlalu mahal sehingga kamar sulit terjual
Tidak menyesuaikan harga saat high season & low season
Banyak hotel baru juga tidak memantau harga kompetitor di sekitar.
Strategi harga yang baik harus fleksibel, mengikuti permintaan pasar dan musim wisata.
OTA memang membantu hotel mendapatkan tamu dengan cepat. Namun banyak hotel baru akhirnya:
Bergantung penuh pada OTA
Tidak mengembangkan booking langsung
Terus membayar komisi tinggi
Idealnya, hotel tetap memanfaatkan OTA tapi juga mendorong reservasi langsung melalui website atau kontak hotel.
Booking langsung membantu meningkatkan keuntungan hotel.
Hotel baru sering fokus mengisi posisi staf secepat mungkin tanpa memberikan pelatihan cukup.
Akibatnya:
Pelayanan kurang profesional
Staf bingung menjalankan tugas
Kesalahan operasional sering terjadi
Komplain tamu meningkat
Training dasar pelayanan hotel sangat penting sebelum hotel mulai menerima tamu.
Di awal pembukaan hotel, pengeluaran sering tidak terasa besar karena fokus pada pembukaan. Namun setelah beberapa bulan, biaya operasional bisa membengkak.
Contoh biaya yang sering tidak terkontrol:
Listrik & air
Laundry
Gaji karyawan
Supplies kamar
Maintenance
Tanpa laporan keuangan rutin, pemilik hotel sering terlambat menyadari masalah keuangan.
Beberapa pemilik hotel menyerahkan operasional sepenuhnya kepada staf tanpa monitoring rutin.
Akibatnya:
Kesalahan operasional tidak cepat terdeteksi
Pendapatan bocor
Standar pelayanan menurun
Hotel tetap membutuhkan pemantauan data operasional, laporan harian, dan evaluasi rutin.
Hotel baru kadang memakai banyak aplikasi berbeda:
Reservasi pakai satu sistem
Laporan pakai sistem lain
POS restoran terpisah
Housekeeping manual
Akibatnya data tidak sinkron dan operasional menjadi rumit.
Solusi yang lebih praktis adalah menggunakan sistem hotel yang sudah terintegrasi dalam satu platform, sehingga operasional bisa berjalan lebih sederhana dan efisien.
Salah satu solusi yang bisa digunakan adalah Hotelmu.id, sistem manajemen hotel yang dirancang agar mudah digunakan bahkan oleh hotel yang baru mulai beroperasi.
Hotelmu.id membantu operasional hotel melalui fitur seperti:
Manajemen reservasi dan operasional kamar (PMS)
Integrasi Channel Manager untuk OTA
Booking engine untuk reservasi langsung
Laporan operasional hotel yang mudah dipahami
Sistem berbasis cloud yang bisa diakses kapan saja
Tampilan sistem yang sederhana sehingga staf cepat belajar menggunakannya
Dengan sistem yang terintegrasi dan mudah digunakan, hotel tidak perlu memakai banyak aplikasi berbeda yang justru membuat operasional semakin rumit.
Beberapa hotel terlalu fokus pada kamar dan bangunan, tapi lupa bahwa tamu mencari pengalaman menginap.
Hal kecil yang sering terlupakan:
Proses check-in lambat
Respons staf kurang ramah
Kamar belum siap
Keluhan tamu lambat ditangani
Padahal pengalaman tamu menentukan apakah mereka akan kembali atau memberikan ulasan baik.
Beberapa langkah sederhana yang bisa dilakukan:
Gunakan sistem operasional hotel sejak awal
Siapkan SOP kerja yang jelas
Lakukan training staf sebelum operasional
Pantau laporan hotel secara rutin
Gunakan strategi harga yang fleksibel
Dorong reservasi langsung selain OTA
Gunakan sistem hotel yang terintegrasi agar operasional lebih mudah
Fokus pada pengalaman tamu
Manajemen hotel yang rapi sejak awal membuat hotel lebih mudah berkembang.
Banyak hotel baru gagal berkembang bukan karena lokasi atau fasilitas, melainkan karena kesalahan manajemen di awal operasional.
Kesalahan seperti operasional manual, tidak memiliki SOP, salah menentukan harga, hingga kurangnya kontrol operasional sering menjadi penyebab utama.
Dengan manajemen yang baik dan dukungan sistem operasional yang tepat, seperti penggunaan sistem terintegrasi Hotelmu.id, hotel baru dapat menjalankan operasional lebih rapi, staf bekerja lebih mudah, dan tamu mendapatkan pengalaman menginap yang lebih baik sejak hari pertama operasional.