5 Cara Mengurangi Overbooking Hotel dengan Bantuan PMS

• Date- Senin, 23 Juni 2025 11:00 WIB
• Author- Tim HotelMU
• 71 Views

Pernah mengalami tamu datang ke hotel, tapi kamar sudah penuh karena overbooking?, tamu marah karena merasa sudah pesan online, tapi kamar tak tersedia? Masalah seperti ini dikenal sebagai overbooking, dan sering bikin pusing manajemen hotel. Tapi tenang, sekarang sudah ada solusinya: pakai PMS (Property Management System).

Yuk, kita bahas cara kerja PMS dan bagaimana sistem ini bisa bantu hotel kamu menghindari overbooking!

---

Apa Itu Overbooking?

Sebelum jauh-jauh bahas solusi, kita harus tahu dulu: apa sih overbooking itu?

Overbooking adalah kondisi ketika jumlah pemesanan kamar melebihi ketersediaan kamar yang ada. Ini bisa terjadi karena beberapa hal, misalnya:

• Ada tamu booking lewat banyak channel (OTA, WhatsApp, walk-in), tapi datanya gak sinkron.

• Admin hotel lupa update ketersediaan kamar.

• Ada error dalam sistem manual, misalnya pakai spreadsheet atau catatan tulis tangan.

Hasilnya? Kamar habis, tamu kecewa, rating hotel turun. Bahaya banget, kan?

---

PMS Itu Apa, dan Kenapa Penting?

PMS (Property Management System) adalah software yang dipakai hotel buat mengelola operasional harian, mulai dari reservasi, check-in, check-out, sampai laporan keuangan.

Kalau zaman dulu semua dicatat manual, sekarang sudah serba digital dan otomatis. PMS bikin kerja tim hotel jadi lebih gampang dan cepat.

---

5 Cara PMS Bisa Membantu Menghindari Overbooking

1. Sinkronisasi Data Real-Time

PMS modern biasanya sudah terintegrasi dengan channel manager, yang bisa sinkronin data kamar ke semua OTA (Online Travel Agent) seperti Traveloka, Tiket.com, Agoda, dan lainnya secara otomatis. Jadi, kalau ada kamar yang terjual di satu channel, jumlah kamar di channel lain langsung berkurang.

Gak ada lagi cerita tamu dobel booking karena stok kamar gak update!

2. Pengelolaan Reservasi Lebih Rapi

Semua reservasi dari berbagai sumber bisa langsung masuk ke dashboard PMS. Hotel gak perlu buka banyak aplikasi satu per satu. Cukup lihat satu layar, semua data tamu dan status kamar langsung kelihatan.

Lebih hemat waktu, dan risiko salah input data juga berkurang drastis.

3. Notifikasi & Reminder Otomatis

PMS juga biasanya dilengkapi dengan sistem notifikasi. Jadi kalau ada jadwal check-in, check-out, atau permintaan khusus dari tamu, sistem akan kasih pengingat otomatis.

Dengan begitu, staf hotel bisa lebih sigap mengatur kamar dan tidak kecolongan booking.

4. Riwayat dan Laporan Booking Lengkap

Dengan laporan yang lengkap, hotel bisa tahu pola pemesanan tamu, channel mana yang paling ramai, dan waktu-waktu rawan overbooking. Informasi ini bisa dipakai buat mengatur strategi harga dan stok kamar secara lebih cerdas.

5. Integrasi dengan Website Hotel

Kalau hotel kamu punya website sendiri yang terintegrasi dengan PMS, tamu bisa booking langsung tanpa lewat pihak ketiga. Reservasi dari website ini juga langsung masuk ke sistem, jadi makin kecil kemungkinan kamar di overbooking.

---

Gimana Kalau Hotel Masih Manual?

Kalau kamu masih pakai cara manual atau spreadsheet, jujur aja, risikonya lebih tinggi. Gak cuma overbooking, tapi juga salah hitung pendapatan, kehilangan data tamu, bahkan bisa bikin operasional hotel gak efisien.

Di era serba digital kayak sekarang, pakai PMS itu bukan cuma solusi praktis, tapi juga bagian dari investasi jangka panjang buat hotel kamu.

---

Kesimpulan

Overbooking bukan cuma bikin pusing, tapi juga bisa merusak reputasi hotel. Untungnya, teknologi sekarang sudah bantu banget. Dengan menggunakan PMS yang terintegrasi, hotel bisa:

- Menghindari overbooking
- Kelola reservasi lebih rapi
- Tingkatkan kepuasan tamu
- Kerja tim jadi lebih efisien

Kalau kamu sedang cari PMS yang cocok buat hotel budget, guest house, atau hotel bintang 3 ke bawah, HOTELMU bisa jadi pilihan yang tepat. Sistemnya mudah dipakai, sudah terintegrasi dengan channel manager, dan bisa dicoba gratis!

Coba demo gratis di sini