Bagaimana Cara Mengelola Reservasi Group Booking?

• Date- Senin, 08 September 2025 16:00 WIB
• Author- Tim HotelMU
• 47 Views

Kalau biasanya hotel menerima tamu perorangan atau keluarga kecil, group booking ini beda cerita.
Tamu datangnya rame-rame, bisa dari rombongan tur, acara kantor, gathering komunitas, sampai acara keluarga besar.
Nah, serunya, satu group booking bisa langsung isi banyak kamar sekaligus. Tapi, di balik peluang ini, ada tantangan: gimana cara ngatur supaya semuanya berjalan mulus?

Yuk kita bahas langkah-langkahnya.

---

1. Pahami Kebutuhan Grup dari Awal

Begitu ada inquiry atau permintaan dari rombongan, jangan buru-buru kasih harga.
Tanya dulu detailnya:

• Tanggal check-in & check-out

• Jumlah orang dan jumlah kamar

• Tipe kamar yang diinginkan

• Aktivitas tambahan (makan bareng, meeting room, tur, dll)

• Kebutuhan khusus (misal: makanan halal, akses kursi roda)

Kalau informasinya lengkap, kita jadi bisa ngasih penawaran yang pas dan menghindari miss komunikasi.

---

2. Buat Penawaran yang Jelas dan Lengkap

Untuk group booking, biasanya hotel kasih harga khusus (special rate).
Tapi ingat, sertakan semua detail di penawaran:

• Harga per kamar atau per paket

• Termasuk sarapan atau tidak

• Biaya tambahan (extra bed, upgrade kamar)

• Kebijakan pembayaran dan pembatalan

Kalau semua tertulis jelas, rombongan nggak akan bingung atau komplain di belakang.

---

3. Gunakan Kontrak atau Agreement

Beda sama tamu biasa, group booking biasanya butuh kontrak tertulis.
Isinya antara lain:

• Nama pihak pemesan

• Jumlah kamar & tipe

• Harga yang disepakati

• Jadwal pembayaran DP & pelunasan

• Kebijakan pembatalan

• Fasilitas tambahan yang dijanjikan

Ini penting biar dua belah pihak punya pegangan yang resmi.

---

4. Koordinasi Internal Tim Hotel

Kalau sudah fix, kabarin semua departemen yang terkait:

• Front Office: untuk siapin check-in rombongan

• Housekeeping: untuk pastikan kamar siap bersamaan

• F&B: kalau ada makan bareng atau paket coffee break

• Security & Parking: kalau rombongan datang pakai bus

Koordinasi ini bikin pengalaman tamu jadi rapi dan profesional.

---

5. Gunakan Sistem Manajemen Hotel (PMS)

Kalau masih manual, group booking bisa bikin kepala pusing apalagi kalau ada perubahan di tengah jalan.
Dengan PMS seperti Hotelmu.id, semua jadi lebih gampang:

• Blok kamar untuk rombongan langsung di sistem

• Catat data tamu dan jumlah kamar otomatis

• Atur harga khusus untuk grup tanpa mengubah harga di OTA

• Buat invoice dan laporan keuangan dalam hitungan detik

• Sinkron stok kamar di semua OTA (Booking.com, Traveloka, Agoda) biar tidak overbooking

Keunggulan Hotelmu.id untuk Mengelola Tamu Grup:
Kamu bisa membuat group profile di sistem, atur kamar sesuai permintaan, bahkan memisahkan tagihan per individu atau per rombongan. Semua terekam rapi tanpa ribet.

---

6. Persiapkan Check-in yang Efisien

Rombongan itu maunya cepat.
Bayangin kalau 20 orang ngantri di front desk, bisa chaos.
Tipsnya:

• Sediakan pre-filled registration form

• Bagi kunci kamar sebelum mereka datang

• Atur welcome drink atau lounge kecil biar tamu nyaman menunggu

---

7. Follow Up Setelah Menginap

Setelah rombongan pulang, jangan lupa kirim ucapan terima kasih atau minta feedback.
Kalau puas, besar kemungkinan mereka akan balik lagi tahun depan bahkan bisa rekomendasiin ke grup lain.

---

Kesimpulan

Mengelola group booking itu peluang besar untuk hotel, tapi butuh strategi yang rapi.
Mulai dari komunikasi awal, penawaran yang jelas, koordinasi internal, sampai pakai sistem manajemen yang tepat semuanya berperan penting biar rombongan merasa puas.

Kalau mau semua urusan tamu grup jadi gampang dan terkontrol, pakai Hotelmu.id.
Mulai dari booking, blok kamar, atur harga, sampai laporan keuangan semua bisa dikerjakan di satu platform. Jadi, kamu bisa fokus memberikan pengalaman terbaik untuk rombongan tamu.