Mengenal 8 Jenis Ledger dalam Dunia Akuntansi Hotel

• Date- Jum'at, 29 November 2024 16:00 WIB
• Author- Tim HotelMU
• 197 Views

Akuntansi hotel memiliki peran sangat penting dalam operasional hotel. Salah satu elemen penting dalam akuntansi hotel adalah Ledger (buku besar). Ledger berfungsi untuk mencatat semua transaksi yang terjadi dalam operasional hotel, yang kemudian akan digunakan untuk membuat laporan keuangan hotel. Dalam dunia perhotelan, terdapat beberapa jenis ledger yang digunakan untuk mengklasifikasikan dan mengelola informasi keuangan hotel. Maka, pada artikel ini menjelaskan 8 jenis ledger yang umum digunakan dalam akuntansi hotel.

General Ledger (GL)

General Ledger (GL) atau Buku Besar Umum adalah jenis ledger yang paling dasar dalam ilmu akuntansi. Dalam buku besar ini mencatat semua transaksi yang terjadi dalam operasional hotel, mulai dari transaksi pendapatan, penerimaan pembayaran, pengeluaran, piutang, hutang hingga mutasi kas dan bank. Setiap transaksi yang tercatat dalam General Ledger akan diposting ke dalam akun-akun tertentu yang mempermudah pembuatan laporan keuangan hotel, seperti arus kas, neraca saldo, laba rugi dan Neraca. Di dalam GL setiap akun dikelompokkan ke dalam beberapa kategori, diantaranya:

1. Aset


2. Hutang / Kewajiban (liabilities)


3. Modal (Equity)


4. Pendapatan (Revenues)


5. Beban (Expenses)

Guest Ledger

Guest Ledger adalah akun ledger yang digunakan untuk mencatat semua transaksi yang dilakukan oleh tamu hotel selama masa menginap. Semua layanan hotel yang digunakan oleh tamu dan biaya yang dikeluarkan oleh tamu akan dicatat dalam guest ledger.

City Ledger

City Ledger adalah akun ledger yang digunakan untuk mencatat semua transaksi tamu hotel yang melibatkan pihak ketiga. Biasanya, transaksi dalam city ledger berkaitan dengan transaksi yang dilakukan oleh perusahaan, pemerintah, OTA (Online Travel Agent), atau organisasi lainnya yang menjamin pembayaran tamu hotel.

Accounts Payable Ledger

Accounts Payable Ledger (APL) adalah jenis ledger yang digunakan untuk mencatat semua kewajiban atau utang yang dimiliki hotel kepada pemasok dan kreditor. Transaksi dalam Accounts Payable Ledger mencakup pembelian barang atau jasa yang belum dibayar oleh hotel, seperti pembelian guest supplies, peralatan, dan jasa perawatan hotel.

Setiap kali hotel membeli barang atau jasa dengan pembayaran yang belum dilakukan, informasi tersebut akan tercatat dalam Accounts Payable Ledger. Hotel kemudian akan melakukan pembayaran sesuai dengan jangka waktu yang telah disepakati dengan pemasok atau kreditor.

Accounts Receivable Ledger

Accounts Receivable Ledger (ARL) adalah ledger yang digunakan untuk mencatat semua piutang yang dimiliki oleh hotel. Piutang ini biasanya berasal dari transaksi yang telah dilakukan dengan tamu atau pihak ketiga seperi perusahaan, pemerintah dan OTA, tetapi pembayaran belum diterima. Misalnya, jika tamu hotel memesan kamar atau layanan tetapi belum membayar pada saat check-in, transaksi tersebut akan tercatat dalam Accounts Receivable Ledger / piutang hotel.

Accounts Receivable Ledger berfungsi untuk mengelola dan memonitor pembayaran yang masih harus diterima oleh hotel. Dengan menggunakan ARL, pihak hotel dapat lebih mudah menagih piutang dan memantau status pembayaran yang tertunda. Jika hotel tersebut lebih banyak reservasi dari OTA, biasanya akan menimbulkan banyak piutang dari OTA. Karena umumnya tamu akan membayar tagihan kamar ke rekening OTA. Maka setiap transaksi City Ledger dari OTA, akan dimasukkan ke dalam Receivable Ledger. Kemudian bagian keuangan hotel akan menginput penerimaan piutang jika OTA sudah melakukan transfer ke rekening hotel.

Income Ledger

Income Ledger adalah ledger yang mencatat semua pendapatan yang diperoleh hotel, baik itu dari pendapatan kamar, restoran, fasilitas tambahan, maupun layanan lainnya. Semua jenis pendapatan yang diperoleh hotel akan dicatat dalam income ledger untuk mempermudah pelaporan keuangan dan perhitungan pajak.

Setiap jenis pendapatan akan dikelompokkan dalam kategori yang berbeda, seperti pendapatan kamar, pendapatan Food and Beverage, Pendapatan House Keeping, serta pendapatan lainnya. Dengan mengelompokkan pendapatan dalam income ledger, hotel dapat lebih mudah menganalisis sumber pendapatan utama dan merencanakan strategi pemasaran atau operasional yang lebih efisien.

Cost of Sales Ledger

Cost of Sales Ledger (CSL) adalah akun ledger yang digunakan untuk mencatat biaya operasional langsung yang dikeluarkan oleh hotel dan menghasilkan pendapatan. Biaya ini mencakup biaya yang berhubungan langsung dengan pelayanan yang diberikan kepada tamu, seperti biaya persediaan, biaya perawatan kamar, dan biaya lainnya yang diperlukan untuk menyediakan layanan kepada tamu.

CSL sangat penting untuk perhitungan margin laba kotor hotel. Dengan memantau biaya yang tercatat dalam CSL, pihak manajemen hotel dapat melakukan evaluasi terhadap efisiensi operasional dan mengidentifikasi area yang dapat dikurangi biayanya untuk meningkatkan profitabilitas.

Payroll Ledger

Payroll Ledger adalah akun ledger yang digunakan untuk mencatat semua transaksi yang terkait dengan gaji dan upah karyawan hotel. Ledger ini mencatat pembayaran gaji, tunjangan, potongan, dan kontribusi yang dilakukan oleh hotel kepada karyawan.

Selain itu, payroll ledger juga mencatat informasi terkait pajak penghasilan yang dipotong dari gaji karyawan serta pembayaran jaminan sosial dan lainnya. Dengan adanya payroll ledger, manajemen hotel dapat memantau pengeluaran terkait tenaga kerja dan memastikan bahwa semua pembayaran dilakukan dengan benar sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Kesimpulan

Penerapan jenis-jenis ledger yang tepat dalam akuntansi hotel sangat penting untuk memastikan kelancaran pengelolaan keuangan hotel. Dengan adanya ledger yang terorganisir dengan baik, manajemen hotel dapat memantau setiap transaksi, mengelola kas, dan membuat keputusan keuangan yang lebih baik. Dari general ledger, guest ledger, city ledger hingga payroll ledger, setiap jenis ledger memiliki peran spesifik dalam mencatat dan mengelola informasi keuangan yang sangat berharga bagi operasional hotel. Pengelolaan ledger yang tepat juga membantu dalam pembuatan laporan keuangan yang transparan dan dapat diandalkan, yang pada gilirannya mendukung pengambilan keputusan yang lebih cerdas dan strategi bisnis yang lebih efektif.

Untuk memantau berbagai jenis ledger dengan mudah, cepat dan akurat, tentunya membutuhkan otomatisasi dengan bantuan aplikasi. HOTELMU adalah penyedia aplikasi hotel yang lengkap dengan modul back office atau keuangan hotel. COBA GRATIS aplikasi HOTELMU selama 14 hari sekarang juga dan dapatkan harga spesial khusus untuk hotel Anda!