Strategi Mengurangi Tingkat Cancelation Booking Hotel

• Date- Jum'at, 19 September 2025 16:00 WIB
• Author- Tim HotelMu
• 248 Views

Dalam dunia perhotelan, salah satu tantangan yang sering dihadapi adalah tingginya tingkat pembatalan (cancelation) dari tamu. Cancelation booking tentu berdampak langsung pada pendapatan hotel, apalagi jika pembatalan terjadi di menit-menit terakhir. Karena itu, hotel perlu memiliki strategi khusus untuk mengurangi angka cancelation agar kamar yang tersedia bisa terjual dengan optimal.

1. Terapkan Kebijakan Pembatalan yang Jelas

Kebijakan pembatalan harus ditulis dengan bahasa yang sederhana dan mudah dipahami tamu. Misalnya, pembatalan gratis hingga H-3 sebelum check-in, atau biaya penalti 1 malam jika tamu membatalkan di hari kedatangan. Dengan kebijakan yang jelas, tamu akan lebih berhati-hati sebelum melakukan booking.

2. Gunakan Sistem Pembayaran di Muka

Salah satu cara efektif untuk mengurangi pembatalan adalah dengan menerapkan sistem deposit atau full payment saat reservasi. Tamu yang sudah membayar di awal cenderung lebih berkomitmen untuk datang karena ada biaya yang sudah dikeluarkan.

3. Tawarkan Harga Non-Refundable

Berikan opsi harga yang lebih murah dengan syarat non-refundable. Strategi ini bisa menarik tamu yang ingin mendapatkan harga terbaik sekaligus mengurangi risiko pembatalan karena tamu sudah menyadari sejak awal bahwa uang tidak bisa dikembalikan.

4. Bangun Komunikasi yang Baik dengan Tamu

Setelah tamu melakukan pemesanan, pastikan hotel mengirimkan email konfirmasi, pengingat check-in, atau bahkan WhatsApp reminder beberapa hari sebelum kedatangan. Komunikasi yang baik membuat tamu merasa diperhatikan dan memperkecil kemungkinan mereka membatalkan.

5. Gunakan Channel Manager untuk Sinkronisasi Kamar

Banyak pembatalan terjadi karena masalah overbooking akibat data kamar yang tidak sinkron antara OTA dan sistem hotel. Dengan menggunakan Channel Manager, harga dan ketersediaan kamar bisa terupdate otomatis di semua platform, sehingga risiko pembatalan berkurang.

6. Tingkatkan Pengalaman Tamu Sejak Awal

Kadang, tamu membatalkan karena ragu dengan pelayanan hotel. Pastikan informasi hotel di website atau OTA jelas, foto kamar menarik, dan ulasan tamu sebelumnya terkelola dengan baik. Semakin yakin tamu dengan pilihan mereka, semakin kecil kemungkinan mereka membatalkan.

7. Berikan Insentif untuk Tamu yang Tidak Membatalkan

Hotel juga bisa memberikan reward kecil bagi tamu yang tetap melanjutkan booking, seperti diskon makanan/minuman atau early check-in gratis. Insentif ini bisa menjadi motivasi tambahan agar tamu tidak membatalkan.

Kesimpulan

Cancelation booking memang tidak bisa dihindari sepenuhnya, namun bisa diminimalisir dengan strategi yang tepat. Mulai dari kebijakan pembatalan yang jelas, sistem pembayaran di muka, komunikasi yang konsisten, hingga penggunaan teknologi seperti PMS dan Channel Manager, semua bisa membantu hotel menjaga tingkat okupansi tetap stabil.
Untuk membantu hotel mengurangi risiko cancelation booking, penggunaan teknologi yang tepat juga sangat penting. Dengan PMS HotelMu, Anda bisa mengelola reservasi dengan lebih efisien, mulai dari sinkronisasi kamar melalui Channel Manager, hingga integrasi dengan sistem pembayaran. Semua fitur ini membantu hotel menjaga tingkat okupansi tetap stabil dan meminimalisir pembatalan yang merugikan.
Dengan mengelola cancelation secara proaktif, hotel tidak hanya bisa menjaga pendapatan, tetapi juga meningkatkan kepuasan tamu.