Tips Hospitality: Cara Membuat Tamu Hotel Merasa Istimewa Sejak Check-in

• Date- Rabu, 26 November 2025 16:00 WIB
• Author- Tim HotelMu
• 4 Views

Dalam industri perhotelan, pengalaman tamu dimulai bahkan sebelum mereka masuk ke kamar. Salah satu momen paling penting adalah proses check-in. Jika momen ini berjalan lancar dan terasa hangat, tamu akan membawa kesan positif untuk seluruh masa menginapnya.

Banyak orang mengira pelayanan yang baik harus rumit atau mahal, padahal kenyataannya justru sebaliknya. Keramahan sederhana, perhatian kecil, dan komunikasi yang tepat bisa membuat tamu merasa istimewa sejak detik pertama mereka tiba.

Berikut beberapa tips hospitality yang bisa langsung diterapkan agar tamu merasakan layanan yang berkesan sejak check-in.

---

1. Mulai Dengan Sambutan yang Hangat dan Tulus

Senyum tulus adalah “pintu pertama” yang membuka kenyamanan tamu. Begitu mereka masuk ke lobi, sambutlah dengan senyum dan kontak mata yang ramah.
Cukup dengan kalimat sederhana seperti:
“Selamat datang di hotel kami. Ada yang bisa saya bantu?”

Sapaan kecil ini sering kali menjadi alasan tamu merasa disambut dengan baik.

---

2. Gunakan Informasi Reservasi Untuk Menciptakan Kesan Personal

Jika hotel sudah memiliki data tamu sebelum kedatangan, manfaatkan informasi tersebut untuk memberikan pelayanan yang lebih personal.

Contohnya:

• Ucapkan selamat datang kembali untuk tamu repeat guest.

• Pastikan preferensi khusus (non-smoking room, high floor, extra pillow) sudah dipersiapkan.

Tamu akan merasa dihargai karena hotel memperhatikan detail tentang mereka.

---

3. Pastikan Proses Check-in Cepat, Efisien, dan Tanpa Kerumitan

Waktu check-in yang terlalu lama adalah salah satu penyebab utama tamu merasa kurang nyaman.
Untuk menghindarinya:

• Siapkan kunci dan dokumen sebelum tamu datang.

• Pastikan sistem selalu siap agar tidak terjadi error mendadak.

• Jelaskan hal penting secara singkat dan jelas.

Proses check-in yang cepat menunjukkan profesionalisme hotel.

---

4. Perhatikan Bahasa Tubuh dan Sikap Profesional

Hospitality tidak hanya dinilai dari kata-kata, tetapi juga dari cara menyampaikannya.
Gunakan bahasa tubuh yang positif, seperti:

• Berdiri tegak dengan postur terbuka

• Senyum natural

• Gerakan tangan sopan

• Tidak tampak tergesa-gesa atau sibuk sendiri

Bahasa tubuh yang tepat dapat menenangkan tamu dan membuat mereka merasa diperhatikan.

---

5. Personalisasi Layanan Dengan Ketulusan

Tamu akan merasa spesial jika mereka merasa “dikenali”.
Beberapa cara sederhana untuk mempersonalisasi layanan:

• Jika tamu membawa anak, tawarkan fasilitas ramah anak.

• Jika terlihat lelah, berikan welcome drink atau handuk dingin.

• Untuk tamu honeymoon atau ulang tahun, sampaikan ucapan selamat dengan sopan.

Sentuhan kecil seperti ini sering menjadi alasan tamu memberikan review positif.

---

6. Sampaikan Informasi Dengan Bahasa yang Ramah dan Mudah Dipahami

Daripada menggunakan skrip formal yang terkesan kaku, gunakan gaya bicara yang hangat dan alami.

Contoh formal:
“Fasilitas sarapan tersedia pukul 06.00 – 10.00 di lantai 1.”

Contoh lebih ramah:
“Untuk sarapannya, Bapak/Ibu bisa menikmatinya di lantai 1 mulai jam 6 sampai jam 10. Menunya cukup lengkap, jadi silakan pilih yang paling cocok ya.”

Perbedaan kecil dalam penyampaian paling terasa di pengalaman tamu.

---

7. Berikan Bantuan Sebelum Tamu Memintanya

Keramahan yang paling berkesan adalah ketika tamu ditolong sebelum mereka harus bertanya.

Beberapa contoh sederhana:

• Menawarkan bantuan membawa barang.

• Mengarahkan tamu menuju lift, bukan hanya menunjuk.

• Menawarkan informasi tambahan jika tamu terlihat ragu-ragu.

Tamu akan merasa bahwa hotel benar-benar peduli dengan kenyamanan mereka.

---

8. Berikan Kalimat Penutup yang Menciptakan Rasa Aman

Setelah proses check-in selesai, berikan kalimat penutup yang menenangkan dan membuat tamu yakin bahwa mereka bisa mengandalkan staf jika membutuhkan sesuatu.

Contohnya:
“Jika ada yang dibutuhkan, cukup hubungi kami dari kamar. Semoga nyaman beristirahat.”

Kesederhanaan ini menciptakan rasa aman dan dihargai.

---

Penutup

Hospitality bukan hanya soal SOP atau fasilitas mewah. Yang paling melekat di hati tamu adalah bagaimana mereka diperlakukan. Dari senyum, perhatian kecil, hingga layanan yang personal semua bisa membuat tamu merasa spesial sejak check-in.
Jika setiap staf hotel memahami bahwa setiap tamu ingin dihargai, maka pengalaman menginap pun akan terasa berbeda. Dan dari sinilah reputasi baik sebuah hotel terbentuk.

Untuk membantu hotel memberikan pelayanan yang cepat, rapi, dan konsisten sejak proses check-in, Anda bisa memanfaatkan HotelMU.id, software hotel management yang dirancang khusus untuk operasional hotel di Indonesia.

Dengan HotelMU.id, Anda bisa:

- Mempercepat proses check-in dan check-out
- Mengelola reservasi dari berbagai channel secara otomatis
- Mengatur kamar, pembayaran, dan laporan dengan jauh lebih mudah
- Memastikan tamu mendapatkan pengalaman yang lebih rapi dan profesional

Jadi, selain meningkatkan hospitality dari sisi staf, Anda juga bisa mengoptimalkan operasional menggunakan sistem yang modern dan efisien.
Segera COBA GRATIS selama 14 hari dan mulai tingkatkan kualitas pelayanan hotel Anda.