Panduan Membuka Hotel Baru: Sistem Apa Saja yang Wajib Disiapkan?

• Date- Senin, 16 Februari 2026 10:00 WIB
• Author- Tim HotelMU
• 20 Views

Membuka hotel baru itu seru, tapi juga cukup menantang. Banyak orang fokus di bangunan, desain kamar, atau konsep hotelnya, tapi sering lupa satu hal penting: sistem operasional hotel. Padahal, sistem inilah yang membuat hotel bisa berjalan rapi setiap hari.

Tanpa sistem yang jelas, operasional hotel bisa cepat berantakan booking dobel, laporan keuangan kacau, kamar belum siap saat tamu datang, hingga staf bingung menjalankan tugasnya.

Artikel ini akan membantu kamu memahami sistem apa saja yang wajib disiapkan saat membuka hotel baru, khususnya untuk pemula yang baru terjun ke dunia perhotelan.

Kenapa Sistem Hotel Itu Penting?

Hotel berjalan 24 jam setiap hari. Banyak aktivitas terjadi bersamaan:

• Tamu check-in & check-out

• Reservasi online masuk terus

• Housekeeping membersihkan kamar

• Restoran melayani tamu

• Pembayaran diproses

• Laporan keuangan dibuat

Kalau semua dilakukan manual atau tanpa sistem, risiko kesalahan sangat besar. Sistem membantu:

Operasional lebih rapi
Staf bekerja lebih efisien
Data tamu & transaksi aman
Laporan mudah dipantau
Pengalaman tamu lebih baik

Sistem Penting yang Wajib Ada di Hotel Baru

Berikut beberapa sistem utama yang sebaiknya sudah siap sebelum hotel mulai menerima tamu.

1. Property Management System (PMS)

Ini adalah sistem utama hotel. Bisa dibilang PMS adalah pusat kontrol operasional hotel.

Biasanya PMS digunakan untuk:

• Mengelola reservasi kamar

• Check-in & check-out tamu

• Status kamar (kosong, terisi, dibersihkan)

• Data tamu

• Billing & transaksi

• Laporan harian hotel

Tanpa PMS, staf biasanya bekerja manual dengan Excel atau catatan, yang sangat rawan kesalahan.

PMS membantu operasional hotel berjalan lebih cepat dan profesional.

2. Channel Manager

Kalau hotel kamu ingin jual kamar di OTA seperti:

• Booking.com

• Agoda

• Traveloka

• Tiket.com

• Expedia

• dan lainnya

Maka kamu butuh Channel Manager.

Fungsinya:

• Sinkronisasi harga & ketersediaan kamar ke semua OTA

• Menghindari overbooking

• Update otomatis saat kamar terjual

Tanpa Channel Manager, staf harus update kamar satu per satu di setiap OTA — sangat merepotkan.

3. Online Booking Engine (Website Hotel)

Sekarang banyak tamu yang ingin booking langsung lewat website hotel agar lebih murah.

Booking engine memungkinkan:

• Tamu booking kamar langsung di website

• Pembayaran online

• Reservasi otomatis masuk ke sistem hotel

Keuntungan besar:
Hotel tidak perlu bayar komisi OTA untuk setiap booking.

4. Sistem Housekeeping

Housekeeping adalah bagian vital hotel. Sistem housekeeping membantu:

• Mengetahui kamar mana yang perlu dibersihkan

• Status kamar real-time

• Koordinasi antara front office dan housekeeping

• Mengatur jadwal kerja staf

Kalau ini tidak rapi, tamu bisa datang saat kamar belum siap.

5. Sistem Point of Sales (POS) Restoran & Cafe

Jika hotel memiliki restoran, cafe, atau minibar, maka POS sangat penting untuk:

• Mencatat transaksi makanan & minuman

• Mengontrol stok bahan

• Menghubungkan transaksi ke kamar tamu

• Membuat laporan penjualan

Tanpa POS, sering terjadi selisih laporan atau kehilangan stok.

6. Sistem Akuntansi & Laporan Keuangan

Hotel menghasilkan banyak transaksi setiap hari. Sistem akuntansi membantu:

• Mengelola pemasukan & pengeluaran

• Membuat laporan laba rugi

• Rekap pajak

• Kontrol cash flow

Hotel yang tidak punya laporan rapi sering kesulitan mengetahui apakah bisnisnya benar-benar untung.

7. Sistem Keamanan & Akses Kamar

Sekarang banyak hotel menggunakan:

• Kartu akses kamar

• Smart lock

• CCTV monitoring

• Sistem keamanan tamu

Ini meningkatkan keamanan sekaligus kenyamanan tamu.

8. Sistem Manajemen Staf & SOP

Selain sistem digital, hotel juga perlu:

• SOP operasional

• Jadwal kerja staf

• Standar pelayanan

• Training karyawan

Hotel yang sukses biasanya punya SOP yang jelas sehingga pelayanan tetap konsisten walaupun staf berganti.

Kesalahan Umum Saat Membuka Hotel Baru

Beberapa kesalahan yang sering terjadi:

Mengandalkan sistem manual terlalu lama
Tidak mengintegrasikan sistem satu sama lain
Menganggap sistem sebagai biaya, bukan investasi
Baru mencari sistem saat hotel sudah berjalan

Padahal, semakin awal sistem disiapkan, semakin mudah operasional berjalan.

Tips Memilih Sistem Hotel yang Tepat

Beberapa tips sebelum memilih sistem:

Pilih sistem yang mudah digunakan staf
Bisa terintegrasi dengan OTA
Support pelanggan cepat
Bisa diakses online/cloud
Harga sesuai skala hotel

Untuk hotel kecil sampai menengah, memilih sistem yang simpel tapi lengkap biasanya lebih efektif.

Kesimpulan

Membuka hotel baru bukan hanya soal bangunan dan desain interior, tetapi juga menyiapkan sistem operasional yang tepat sejak awal.

Minimal, hotel baru perlu memiliki:

• PMS

• Channel Manager

• Booking Engine

• Sistem Housekeeping

• POS restoran

• Sistem laporan keuangan

• Sistem keamanan

• SOP operasional

Dengan sistem yang tepat, hotel bisa berjalan lebih rapi, staf tidak kewalahan, dan tamu mendapatkan pengalaman menginap yang menyenangkan.