3 Langkah untuk Meminimalisir Double Booking di Hotel

• Date- Rabu, 01 Maret 2023 15:27 WIB
• Author- Ahmad Syarifudin

Double booking adalah salah satu masalah yang tidak bisa hilang di hotel. Dan double booking tentunya akan mengakibatkan pihak hotel mengalami kerugian, diantaranya : pihak hotel harus menombok untuk mencarikan kamar di hotel lain, mendapatkan ulasan yang buruk dari tamu, dll. Tetapi, setidaknya pihak hotel bisa meminimalisir double booking tersebut. Penulis disini mau memberikan 3 tips atau langkah untuk meminimalisir double booking.

Tips atau Langkah untuk Meminimalisir Double Booking di Hotel / Hostel / Resort / Villa / Penginapan lainnya

1. Menggunakan Aplikasi Property Management System atau Hotel Management System

Property Management System (PMS) atau Hotel Management System (HMS) merupakan aplikasi yang dapat membantu operasional hotel mulai dari pencatatan transaksi di Front Office, Restoran, sampai dengan laporan keuangan hotel. PMS atau HMS bisa membantu anda untuk meminimalisir double book di penginapan anda. Karena di PMS atau HMS, terdapat laporan inventori kamar / ketersediaan kamar yang sudah sinkron dengan transaksi yang sudah ada di daftar reservasi dan daftar tamu menginap atau guest in house. Apabila anda sudah menggunakan PMS atau HMS, tentunya bisa membantu operasional hotel anda untuk menghindari double booking. Tetapi apakah anda menggunakan banyak OTA atau Online Travel Agent seperti Traveloka, Agoda, Booking.com, Tiket.com,d an OTA lainnya ?

Jika anda memanfaatkan OTA untuk menjual kamar di hotel anda, tentunya tidak cukup dengan hanya menggunakan Property Management System (PMS) atau Hotel Management System (HMS). Karena anda akan kesulitan untuk mengatur allotment atau inventori di banyak OTA ketika ada reservasi masuk dari salah satu channel. Tentunya akan membutuhkan waktu untuk mengatur inventori di banyak OTA,. Bisa jadi ketika anda sedang merubah inventori di Traveloka, sudah masuk reservasi lain di OTA lain. Apa solusinya ? Solusi berikutnya, carilah aplikasi Property Management System (PMS) atau Hotel Management System (HMS) yang sudah terintegrasi atau terkoneksi dengan Channel Manager.

2. Menggunakan Channel Manager

Apa itu Channel Manager ? Channel Manager adalah aplikasi yang bisa mengatur atau mengelola banyak Online Travel Agent (OTA) dari satu dashboard / interface / akses. Jadi dengan Channel Manager, bisa membantu anda untuk mengelola OTA secara efektif dan efisien. Kami dari HOTELMU.id menawarkan paket lengkap untuk membantu hotel anda dalam meminimalisir double booking. Karena HOTELMU menawarkan PMS atau HMS,  Channel Manager, Website dan booking engine yang sudah bisa terintegrasi satu sama lainnya. Jika anda menggunakan layanan PMS dan Channel Manager dari HOTELMU, semua inventori kamar sudah sinkron antara di PMS dan di Channel Manager. Setiap reservasi yang masuk melalui salah satu OTA misa; TRAVELOKA, akan masuk otomatis ke aplikasi di front office (reservations list) di PMS HOTELMU. Dan inventori akan ter-update secara otomatis di channel OTA lainnya. Neskipun tidak menutup kemungkinan double book itu tetap ada, setidaknya itu sangatlah kecil kemungkinannya.

Perlu kita ketahui bersama, tentu tidak ada aplikasi yang sempurna. Namun, setidaknya kita bisa meminimalisir kerugian yang bisa terjadi di bisnis hotel kita. Aplikasi HOTELMU akan terus berkembang sesuai kebutuhan di industri perhotelan dan perkembangan teknologi.

3. Mengecek Email Reservasi Secara Berkala

Sesuai dengan yang penulis jelaskan diatas, tidak ada satupun aplikasi yang sempurna. Jika anda sudah menggunakan PMS dan Channel Manager di operasional hotel anda, tidak ada salahnya jika anda menerapkan SOP untuk selalu mengecek email reservasi. Untuk meminimalisir double booking, pengecekan email reservasi juga sangat diperlukan. kenapa harus cek email padahal sudah menggunakan aplikasi channel manager ? Perlu diketahui, integrasi satu aplikasi ke aplikasi lain tidak selalu mulus. Karena bisa jadi, satu waktu salah satu aplikasi mengalami gangguan atau down. Property MAnagement System (PMS), Channel Manager dan Online Travel Agent (OTA) adalah aplikasi yang berbeda. Apabila salah satu aplikasi misalnya Channel Manager mengalami gangguan, tentu itu akan jadi masalah juga. Hal itu bisa menyebabkan inventori antara di channel manager dengan OTA tidak sinkron. Atau reservasi yang di kirim oleh OTA tidak dapat masuk ke channel manager dan tidak sampai ke front office. Oleh karena itu, disarankan untuk mengecek email reservasi secara berkala. Dan tambahan dari penulis, disarankan untuk meminta tim penyedia aplikasi untuk menyinkonkan Channel Manager dengan OTA secara berkala juga.

Kesimpulan

Jika anda sebagai pemilik hotel atau penginapan ingin meminimalisir double booking, gunakanlah aplikasi PMS dan Channel Manager. Kedua aplikasi tersebut bisa membantu anda untuk mengelola operasional hotel anda dan juga memaksimalkan penjualan di channel online, salah satunya OTA atau Online Travel Agent. Tentunya aplikasi HOTELMU bisa membantu proses bisnis anda menjadi lebih terstuktur rapih. Pencatatan secara manual, akan mempersulit anda untuk mengelola hotel anda.